La digitalización te permite mejorar los procesos administrativos de Recursos Humanos, simplificando y automatizando tareas repetitivas para ahorrar tiempo y tener un mejor control.
La implementación de un sistema ERP puede ser una excelente manera de optimizar los procesos de Recursos Humanos en una organización. Aquí hay algunas formas en las que puedes utilizar un ERP para mejorar la eficiencia de tus procesos de Recursos Humanos:
Enfoquémonos en herramientas tecnológicas ideales para pequeñas y medianas empresas, al mismo tiempo que abordamos buenas prácticas relacionadas con la digitalización.
Menos papel, más precisión
Una buena práctica es dejar de utilizar papel para solicitudes, rendiciones de gastos, registros de horas trabajadas y otros documentos. Seguro conoces y has experimentado los problemas asociados con el uso de papel en RH.
Utiliza el módulo de Recursos Humanos del ERP para mantener un registro centralizado de la información del personal, incluyendo datos personales, historial laboral, habilidades, certificaciones y otra información relevante. Esto facilita el acceso y la actualización de la información, evitando redundancias y errores.
En el mejor de los casos, se acumulan montañas de papel esperando ser firmadas, ingresadas al sistema y archivadas. En situaciones menos favorables, la información suele estar incompleta o perderse durante el proceso administrativo. ¿Cuáles son las soluciones?
Algunas prácticas comunes para abordar los procesos administrativos de Recursos Humanos son:
- Trabajar con PDFs digitales que se pueden rellenar y firmar.
- Utilizar el correo electrónico como principal medio de comunicación, incluso cuando se generan largas cadenas de correos.
- Emplear formatos de Excel y Word para rendir gastos o reportar horas trabajadas.
- Contratar un servicio de mensajería para enviar documentos urgentes y confidenciales.
- Escanear documentos en papel para «digitalizarlos» y archivarlos en el equipo o servidor de la empresa.
Si estas soluciones te resultan familiares, tómalas como una lista de verificación para evaluar su uso en el departamento de RRHH. Si más de dos soluciones se emplean a diario, considera la digitalización de tus procesos.
En este punto, es posible que pienses que estas soluciones ya son una forma de digitalización, y en cierta medida, tienes razón. Sin embargo, la evolución actual de las herramientas tecnológicas nos muestra lo contrario.
El uso de PDFs rellenables es algo del pasado, por ejemplo. Lo mismo aplica a los sistemas de gestión documental si quieres transformar la forma de trabajar.
Hoy en día, la digitalización puede automatizar los procesos de RH, especialmente aquellos basados en papel.
Automatización de procesos: Identifica los procesos manuales y repetitivos en el área de Recursos Humanos y utiliza el ERP para automatizarlos. Esto puede incluir la generación de contratos laborales, la gestión de permisos y licencias, la programación de capacitaciones y otras tareas administrativas.
Recuerda que la implementación exitosa de un ERP requiere una planificación cuidadosa, capacitación adecuada y un cambio cultural dentro de la organización. Asegúrate de adaptar el sistema a tus necesidades específicas y de involucrar a los usuarios clave en todo el proceso.
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Soy Isaac Robles, y trabajo en Yfos como Director de desarrollo de negocios en Yfos, donde desarrollamos un ERP para facilitar tus procesos internos de tu empresa para que sea más rentable y cuentes con las herramientas a tu alcance para alcanzar el éxito.
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