5 cosas importantes a tomar en en cuenta en la selección de tu ERP

a selección de un ERP puede ser una tarea complicada. El porqué de un sistema ERP está bastante claro. El sistema ERP que elijas será la plataforma a través de la cual las diversas áreas funcionales de tu empresa se cohesionan en un todo unificado.

La selección e implementación de una solución de software ERP te ayuda a trabajar de forma más inteligente, mejorando la eficiencia y la visibilidad de todos sus procesos empresariales, que incluyen desde las compras y el abastecimiento, la fabricación y el control de inventario hasta las ventas y el marketing, la distribución y la gestión de las relaciones con los clientes.

Cómo seleccionar un sistema ERP puede ser una cuestión más turbia. La selección del sistema ERP adecuado no es algo que deba tomarse a la ligera o hacerse apresuradamente. Hay que dedicar considerables recursos organizativos a la adquisición del sistema adecuado para usted y a su posterior implantación. El costo de una implantación fallida puede ser asombroso, y los costos van mucho más allá de las inversiones financieras desperdiciadas para incluir la interrupción de las funciones empresariales, empleados frustrados y clientes frustrados.

Por cierto, como probablemente haya notado, los empleados y clientes frustrados tienden a abandonar el barco, lo que no puede ser más malo para su negocio. Por lo tanto, el proceso de planificación y selección del ERP es fundamental para que la compra del mismo sea un éxito. A continuación, le ofrecemos cinco criterios clave que debería tener en cuenta antes de decidirse por un sistema ERP.

Profundiza en la selección del ERP con esta guía: Selección de un sistema ERP en 5 sencillos pasos:

1. La selección de ERP debe ofrecer escalabilidad y flexibilidad de la plataforma

Su lista de requisitos y necesidades actuales no debe ser lo único que guíe la decisión de compra. También debe considerar qué características necesitará a medida que su empresa crezca o experimente cambios en el futuro. Un sistema ERP debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a sus necesidades a medida que su empresa crece. Un «mal» sistema ERP es uno que se le quedará pequeño en 5 o 10 años. Necesita tener esa flexibilidad ya incorporada a su sistema ERP. De lo contrario, su sistema ERP «inflexible» podría obstaculizar su crecimiento, en lugar de apoyarlo, lo que podría ser el peor escenario de todos.

Esto significa que debe mirar más allá de las características estándar que ofrece un sistema y considerar la facilidad con la que su sistema ERP se adaptará a las necesidades cambiantes del negocio y a la adopción de tecnologías emergentes. Si existen limitaciones excesivas en cuanto a la posibilidad de personalizar un determinado sistema ERP, puede valer la pena buscar en otra parte. No querrá «atornillar» nuevas tecnologías y verse obligado a realizar complejas soluciones por culpa de un sistema ERP inflexible.

Lo que usted quiere es que un sistema ERP sea una plataforma para el crecimiento, es decir, que sea lo suficientemente flexible como para apoyar su crecimiento e integrar las tecnologías emergentes. Lo que estás haciendo al buscar la agilidad del ERP es preparar tu negocio para el futuro, y eso importa mucho.

2. Seleccione un ERP con soporte para usuarios móviles
Con la llegada del lugar de trabajo «traiga su propio dispositivo» (Bring Your Own Device por sus siglas en inglés), cada vez más usuarios empresariales acceden a los flujos de trabajo y a los datos a través de sus propios dispositivos móviles personales. Dar a los empleados la posibilidad de trabajar como sea, donde sea y cuando sea, ha impulsado la productividad considerablemente. Si la funcionalidad móvil está limitada, será imposible materializar esas ganancias de eficiencia.

Lo que no quiere hacer es atar a sus empleados a los ordenadores de sobremesa y a sus oficinas. Imagínese a un vendedor que no pudiera acceder a los datos clave de los clientes mientras está de viaje, sino que estuviera atado a un ordenador de sobremesa si quisiera acceder a los datos clave de los clientes. ¿Que tan feliz y eficaz sería ese vendedor? ¿Qué pensarían sus clientes cuando uno de sus vendedores les visitara y les dijera cosas como «No puedo actualizar su información relacionada con nuestro nuevo acuerdo hasta que vuelva a la oficina»? Los datos de la empresa deben ser accesibles desde cualquier lugar en el que se desarrollen los negocios.

Seleccione una solución ERP con un cuadro de mandos que sea fácil de manejar y accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Cuando sus empleados estén de viaje, podrán acceder fácilmente a los flujos de trabajo y datos clave para evitar tiempos de inactividad prolongados. Pueden trabajar en el hotel o en las instalaciones del cliente. Quizá sea aún más importante la capacidad de introducir y almacenar datos en un solo proceso. Cuando los empleados pueden introducir los datos directamente desde el campo, se reduce el riesgo de errores que se producen cuando tienen que recoger los datos en un lugar y volver a introducirlos en el sistema más tarde. La compatibilidad con los dispositivos móviles es una característica del ERP de enorme importancia, y usted debería exigirla.

3. Recomendaciones o testimonios de clientes
Un proveedor de software ERP debe ser capaz de dar los nombres de algunos clientes a los que puede llegar y obtener una visión interna de todo el proceso de implementación. Es importante tener en cuenta que no puede centrarse sólo en el software en sí, sino que debe considerar cuidadosamente la experiencia de colaboración con el vendedor.

Escuchar es importante, al igual que la capacidad de respuesta y la creación de relaciones sólidas (además de soluciones de software sólidas). El cambio no tiene que ver sólo con la tecnología, sino también con los procesos y las personas. El tema de las personas no es «blando», y será mejor que se asegure de que puede confiar y construir una fuerte relación de colaboración entre su gente y la del proveedor de ERP.

4. Facilidad de uso y contextualización
Cada área funcional de la empresa trabajará a diario con determinados tipos de datos y no utilizará otros. La experiencia del usuario debe ser personalizable para cada uno de ellos, de modo que sólo se presente la información más relevante. Esto incluye la contextualización para las empresas internacionales que necesitarán datos específicos de la región y unidades de medida para todos los locales. Esencialmente, un buen sistema ERP será capaz de presentar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado de una manera sencilla y accesible. Debe buscar una experiencia de usuario excelente y personalizable. Si tiene que crear complicadas soluciones para localizar y contextualizar su sistema ERP, es una señal de alarma. Su sistema ERP debería tener esto ya incorporado.

5. Costes a largo plazo
Es fácil quedarse atrapado en los costes iniciales, pero hay que tener en cuenta el coste total de propiedad (TCO) a largo plazo. Considere los costes de implementación a largo plazo relacionados con la gestión del cambio. Su sistema ERP debería estar configurado para reflejar sus procesos empresariales futuros, de modo que, a medida que sus procesos evolucionen, su sistema ERP y su proveedor evolucionarán con usted.

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