La industria en general en México se compone de varios rubros y tamaños de empresas, un sistema de gestión de inventarios agiliza el flujo operativo y la vuelve más eficiente.
Atrás quedaron los años donde toda la información del negocio estaba en archivos de Excel y documentos aislados o en grandes almacenes de archivo muerto. Hoy, el uso de una plataforma integradora para todos los procesos es la base para alcanzar la competitividad y el mejor rendimiento en tu negocio.
En especial si hablamos de tus inventarios, la conexión con las áreas de compras, ventas, contabilidad, finanzas y producción es indispensable para permitir una fluidez que le permita a tu personal concentrarse en tareas de mayor impacto.
Con esto en mente, hoy te compartimos algunas de las ventajas de un sistema de gestión de inventarios que se conecte con las áreas de administración, contabilidad y ventas, como los que hay actualmente en el mercado mexicano.
¿Qué hace un sistema de gestión de inventarios?
Cualquier descuido en la gestión de inventarios puede traducirse en el rompimiento de stock, pérdida de clientes y competitividad, así como una caída en los ingresos, por mencionar solo algunas de las afectaciones.
Cabe señalar que también los riesgos de pérdida de mercancías, robo hormiga, deterioro, obsolescencia, desorden y la duplicidad de tareas, son riesgos que se corren al no tener un sistema adecuado.
Un sistema de gestión de inventarios es una plataforma que registra todos los movimientos de stock y automatiza el registro de existencias, a partir de la compra-venta de los bienes y/o mercancías.
Un excel puede llevar el registro del stock, pero un verdadero control de inventarios requiere mucho más que simplemente llevar un registro de las mercancías y sus movimientos. Para una adecuada gestión del stock, necesitas un sistema que te permita:
- Conectar la información de inventarios con tus cuentas de cobros, pagos, gastos y facturas.
- Acceder a una visualización general de los números de tu negocio.
- Generar reportes actualizados de los movimientos y la contabilidad de tu negocio.
- Conexión entre las áreas de compras, ventas e inventarios para un adecuado movimiento comercial.
- Cálculo de indicadores como el punto de reorden y generación de reportes.
Los sistemas como Yfos Cloud ERP son soluciones integrales de inventarios que, como veremos más adelante, ayudan a mayoristas, minoristas y negocios en general a ganar visibilidad sobre sus existencias en tiempo real y hacer más expeditos los procesos.
¿Qué hace un ERP en un sistema de gestión empresarial?
En pocas palabras, esta tecnología integra, da seguimiento y simplifica distintos procesos: desde el almacén, pasando por las previsiones de ventas, la contabilidad y la gestión del negocio en general.
Si deseas una integración de todos tus procesos administrativos, Yfos Cloud ERP es tu solución pues buscan la integración y automatización de todas las funciones primordiales del negocio.
Desde recursos humanos, hasta finanzas; desde inventarios, hasta facturación, Yfos Cloud ERP es una plataforma todo en uno que incluyen las funciones de:
- Contabilidad
- Facturación
- Inventarios
- Ventas
- Cobranza
- Producción
- Finanzas
En una sola interfaz, Yfos Cloud ERP funciona como un sistema integral de inventarios que permite acceder a una amplia variedad de procesos e informes desde cualquier terminal o dispositivo con acceso a internet.
Ventajas de un sistema de gestión de inventarios
Un sistema de gestión de inventarios, o ERP, te permite una gestión integral de los inventarios, desde que la mercancía es importada o adquirida, hasta que se cobra la última factura.
1. Aumento de las ventas
Los sistemas de control de inventarios te permiten generar los datos necesarios para elevar pronósticos de ventas sobre una base coherente y sustentada.
Sus herramientas de analítica de datos e informes personalizados generan el insumo que requieres para organizar tu registro de ventas, fijar metas y enfocar el esfuerzo del equipo de ventas en su cumplimiento.
Por otra parte, no querrás perder ventas por desconocer qué tienes en tu almacén y en qué cantidad, especialmente en temporadas de alta demanda.
Al contar con informes de inventario precisos, con los que además calcules el punto de reorden, nunca te quedarás sin productos ni perderás clientes por rompimientos de stock.
Se trata de una integración más eficiente que confiar en nuestra memoria o tener que estar dejando el mostrador para visitar los anaqueles, cada vez que tengamos que hacer una venta.
Un software de gestión de inventario, o sistema ERP, te permitirá establecer niveles mínimos de reposición para cada artículo, y su integración con compras te permitirá generar automáticamente órdenes de compra cuando alcances el umbral determinado.
En síntesis, la integración de inventarios con ventas genera mejores previsiones de ventas, optimización de niveles de inventario y mejoras en el flujo de efectivo.
2. Simplificación de la contabilidad
Los módulos de contabilidad dentro del ERP y sistemas de gestión de inventarios pueden operar de manera independiente, pero su integración genera un flujo de información más eficiente y evita discrepancias.
Es sabido que, de forma permanente o periódica, los módulos de contabilidad se valen de los reportes de inventarios para generar un insumo de cara a los estados financieros y otros informes de contabilidad administrativa.
Contar con esa información centralizada y actual asegura precisión, evita entradas múltiples, omisiones y otras fuentes de discrepancia.
3. Mayor visibilidad financiera
Ahora bien, contar con esta información exacta a nivel de ventas, compras, gastos e inventarios, genera el insumo para unos reportes fiables y estados financieros precisos, a efectos de revisiones y cumplimiento fiscal.
Cuando se excluyen discrepancias en nuestros procesos, se evitan tediosas o largas jornadas de revisión y conciliación en ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero, liberando a nuestro personal para tareas más productivas.
La automatización de inventarios, con apoyo de los códigos de barras o radiofrecuencia, también es otra fuente de ahorro de tiempo que se combina con otras tareas, como la emisión de facturas digitales.
En resumen, la integración de inventarios con las funciones de contabilidad propicia el registro automático de cada transacción comercial, agilizando procesos y librándose de errores y omisiones.
4. Mejor administración
Integración y automatización son sinónimo de beneficios. Cuando integras tus inventarios con otras funciones administrativas, tu negocio opera con mayor eficiencia, ya que simplemente tendrás tu inversión circulando más rápidamente.
En resumen, un sistema de administración de inventarios empodera a tu negocio con la visibilidad y el control que necesita. Yfos Cloud ERP y su poder de integración y automatización pueden ayudarte a lograr:
- Existencias optimizadas
- Gestión de pedidos
- Trazabilidad y visibilidad de tus mercancías y movimientos
- Mejores previsiones de ventas
- Órdenes de compra y reabastecimiento en tiempo real
- Facturación al día
- Minimización de discrepancias y errores
- Confiabilidad en la información financiera
- Reportes y estados financieros fiables e instantáneosLa sofisticación e integración de procesos que ocupa tu negocio está a alcance, no dudes en agendar una asesoría gratuita con uno de nuestros expertos para conocer los módulos de Yfos Cloud ERP y cómo se conectan.
Soy Isaac Robles, y trabajo en Yfos como Director de desarrollo de negocios en Yfos, donde desarrollamos un ERP para facilitar tus procesos internos de tu empresa para que sea más rentable y cuentes con las herramientas a tu alcance para alcanzar el éxito.
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