Factores de éxito para la implementación de un ERP

La investigación empírica describe seis cuestiones clave que afectan a la implementación de un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales. Estos temas incluyen objetivos poco claros, las misiones y la visión, la falta de compromiso de la dirección, no tienen formación de los usuarios finales, la cultura de la organización es incompatible y el manejo inadecuado de los conocimientos. Las otras dos cuestiones importantes incluyen la gestión del cambio y reingeniería de procesos de negocio.

La participación y el compromiso del ejecutivo constituyen el fundamento del éxito del proyecto de implementación de un ERP. Los objetivos y metas del proyecto se formulan y se comunican de manera efectiva a todos los interesados.

La alta dirección tiene un papel vital en reducir la resistencia y mejorar el grado de adopción de la tecnología. La falta de gestión del cambio es un factor importante para el fracaso del proyecto ERP. La implementación de un ERP debe considerarse como un proyecto de toda la organización que contribuye con todos los interesados.

Todo el ciclo de vida del ERP implica la creación, el almacenamiento y distribución de conocimiento. Por lo tanto, la falta de una gestión eficaz de los conocimientos puede devastar la implementación de un ERP. La gestión del cambio tiene que entender la cultura de la organización como la base de comportamientos y valores entre los empleados. El equipo de implementación necesita crear una organización de aprendizaje que esté abierta a las ideas y la innovación.

Implementación de un ERP

El ERP es una solución de software que asimila las funciones de negocio y datos, compartidos dentro y fuera de la empresa, en un solo sistema. Se originó a partir de la fabricación y planificación de sistemas, y se ha ampliado su ámbito de aplicación a otras funciones de «back office» , incluyendo la gestión de los recursos humanos, planificación de la producción y las finanzas.

En los últimos años, el alcance del ERP se extendió integrando otros procesos de negocio para lograr los objetivos estratégicos, tales como la gestión de la cadena de suministro y atención al cliente.

Las ventajas y beneficios del ERP lo han convertido en la columna vertebral de la inteligencia de negocios para empresas, dando a los administradores una visión integrada de todos los procesos con la organización. El ERP está diseñado para aclimatarse a la nueva demanda de negocios con facilidad.

Cuestiones a resolver en la implementación de un ERP

Aunque el ERP crece desde la década de 1990 hasta la fecha, hay varios retos que las empresas y organizaciones encuentran en su aplicación. Numerosos investigadores han explorado algunos de estos factores. A pesar de las inversiones intensivas de capital y los beneficios potenciales, no todos los proyectos de ERP devuelven los resultados esperados.

Los mayores impedimentos para una implementación exitosa del ERP no son cuestiones tecnológicas tales como la compatibilidad, complejidad y normalización. La mayor parte de las barreras son cuestiones de organización y humana, incluyendo como la resistencia al cambio, cultura organizacional y los procesos de negocio.

Factores organizacionales de éxito

La implementación de un ERP es una cuestión organizacional y por ello está influenciada por varios factores. Los analistas coinciden en que la formulación de una visión clara, la misión y las estrategias adecuadas para alcanzar los objetivos sirve como un modelo para el éxito del proyecto. Los objetivos dan al equipo del proyecto la dirección operativa, aunque hay que reconocer que es difícil definir estos objetivos.

Las implementaciones necesitan tener en consideración los requerimientos de educación que, por otra parte, pueden ser onerosos. Se estima que el programa de educación puede representar entre el 15% al 20% del total de implementación del proyecto.

Gestión del Conocimiento

Otro tema estrechamente relacionado con la formación de usuarios es la gestión del conocimiento, la que se desarrolla con el fin de apoyar la creación, organización, almacenamiento, recuperación, transferencia y aplicación de la información y los procesos básicos.

Implementación de un ERP

El ERP y la gestión de conocimiento son herramientas sinérgicas, pues uno apoya al otro, creando oportunidades de mejora e innovación.

El ERP es una aplicación intensiva en conocimiento. Todo el proyecto se basa en los conocimientos de los empleados y la gestión eficaz durante todo el ciclo de vida del ERP. El objetivo de la gestión del conocimiento es distribuirlo de manera efectiva, organizada y depositarlo en los repositorios que corresponda.

Compromiso de la Alta Dirección

En la mayor parte de los proyectos, la alta dirección está representada en el Comité de Dirección. El apoyo durante la implementación de un ERP se relaciona con la participación y el compromiso con la voluntad de asignar recursos.

Un alto ejecutivo tiene como responsabilidad aceptar y aprobar las iniciativas del proyecto ERP incluyendo la prioridad en la asignación de fondos. Por lo tanto su participación activa es esencial para:

Dotar de recursos al proyecto

Promover la aceptación del proyecto dentro de la organización. Otro aspecto clave es reconocer que la implementación de un ERP requiere contar con las personas más relevantes y brillantes durante una considerable cantidad de tiempo. De esta manera, la alta dirección necesita ayudar a identificar los individuos que se requieren para implementar el cambio y organizarlos en un equipo multidisciplinario y eficaz.

Más de un consultor experto afirma que la implementación de un ERP no es tanto un tema de tecnología y en cambio se trata más de un proyecto relacionado con las personas. La resistencia al cambio puede tomar diversas caras. La gerencia debe tomar la iniciativa de enfrentarla de manera pro activa y no reactiva.

Cultura organizacional

La cultura organizacional es un patrón de supuestos compartidos que el grupo aprende a medida que evoluciona y resuelve sus problemas externos y la integración interna. En algunas organizaciones, el éxito de la implementación de un ERP se ve afectada por la cultura organizacional. Se estima que 50% de los proyectos fallidos tienen su origen en la subestimación de los esfuerzos necesarios para manejar un amplio rango de los cambios involucrados en el proyecto.

De acuerdo a un estudio realizado en 2013, el medio ambiente en el cuál se elige implementar un ERP constituye un contexto cultural o social. El contexto incluye a los accionistas, proveedores, equipo de proyecto y usuarios finales del sistema. Cada una de las partes involucradas en el proceso de implementación de un ERP tiene diferentes valores culturales y supuestos acerca del proyecto ERP.

Re-Ingeniería

La reingeniería de procesos (Business Process Reengineering o BPR) es básica y fundamental para alcanzar mejoras vitales en áreas como costos, calidad, servicios y tiempo de entrega.

Se trata de pensar y rediseñar, radicalmente, los procesos de negocio. Comprende la revisión de las estructuras organizacionales, el gerenciamiento, la descripción de puestos, el desarrollo de habilidades, el entrenamiento del usuario final en el uso del ERP.

La reingeniería de procesos impacta en cada aspecto de una empresa. Su exitosa implementación conduce a altos niveles de desempeño, aumento de ganancias, reducción de costos e incremento de productividad.

Uno de los temas más preocupantes al encarar la implementación de un ERP es la falta de alineamiento entre los procesos de negocio y el sistema. Para reducir el riesgo asociado a este no alineamiento, muchas empresas encaran la reingeniería de sus negocios. Pensar y re diseñar los procesos operacionales permite alinearlos con el ERP.